UAM "Prosedur Pengelolaan Surat dan Kearsipan "

PROSEDUR PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN

Rw 03 Kel / Des Situraja Kecamatan Situraja Kabupaten Sumedang

Tugas ini diajukan

untuk memnuhi salah satu UAM

( Ujian akhir Materi )

Metodologi Penelitian

                                            

                              Di Susun Oleh       :

                              Nama                     : Dini Afriani

                              Jurusan                  : Komputer Administrasi Perkantoran

                                                              ( KAP ) 1

GANESHA PRATAMA SUMEDANG

Tahun Ajaran 2012/2013

Kata Pengantar

       Puji dan syukur penulis panjatkan kepada kehadiran Allah swt karena atas rahmat dan karunian-Nya penulis dapat Menyelesaikan salah satu UAM ( Ujian Akhir Materi ) Metodologi Pnelitian yaitu makalah penelitian Pelaksanaan Pengelolaan Surat dan Kearsipan Khususnya Di Wilayah Dusun Pakemitan, RW 03, Desa Situraja, Kecamatan Situraja, Kabupaten Sumedang.

            Pada Kesempatan Ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan semangat kepada penulis, khususnya kepada Bapak Evan Firdaus yang telah memberikan bimbingannya dengan tulus dan ikhlas selama memberikan materi, sehingga terlaksananya penulisan makalah ini.

            Penulis menyadari bahwa penyusunan makalah ini jauh dari kata sempurna sehingga kritik dan saran sangat di harapkan untuk penulis.  Akan tetapi dengan segala kemampuan yang ada, penulis telah mencoba menyusun makalah ini sebaik mungkin dengan harapan dapat berguna bagi siapa saja yang memerlukannya.

            Akhir kata penulis berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi penulis khusunya dan pembaca pada umunya.

                                                                                    Sumedang, Maret 2013

                                                                                                Penulis

MOTTO

Cara untuk menjadi di depan adalah memulai sekarang. Jika memulai sekarang, tahun depan Anda akan tahu banyak hal yang sekarang tidak diketahui, dan Anda tak akan mengetahui masa depan jika Anda menunggu-nunggu.

(William Feather)

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................................ 1

MOTTO................................................................................................................. 2

KATA PENGANTAR......................................................................................... 3

DAFTAR ISI......................................................................................................... 4

DAFTAR GAMBAR........................................................................................... 5

BAB 1 PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah............................................................................. 6

B.     Perumusan Masalah.................................................................................... 7

C.     Tujuan Penelitian........................................................................................ 7

D.    Manfaat Penelitian...................................................................................... 7

E.     Metode Peneltian........................................................................................ 8

F.      Hasil Yang Diharapkan............................................................................... 8

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A.    Pengertian Prosedur.................................................................................... 9

B.     Pengertian Pengelolaan Surat.................................................................... 10

C.     Pengertian Kearsipan................................................................................. 10

BAB III GAMBARAN UMUM KECAMATAN SITURAJA

A.    Kependudukan.......................................................................................... 13

B.     Visi Dan Misi Kecamatan Situraja............................................................ 15

C.     Sruktur Organisai...................................................................................... 15

BAB IV ISI

A.    Prosedur Pelaksanan Pnegelolaan Surat Dan Kearsipan

1.      Pengelolaan Surat Masuk.................................................................... 17

2.      Pengelolaan Surat Keluar.................................................................... 18

3.      Pengelolaan Kearsipan........................................................................ 18

BAB V PENUTUP

A.    Penutup .................................................................................................... 19

B.     Saran.......................................................................................................... 19

LAMPIRAN – LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR 1 Motto Kecamatan Situraja ............................................................. 13

GAMBAR 2 Jumlah Penduduk Kecamatan Situraja............................................ 14

GAMBAR 3 Struktur Organisasi Kecamatan Situraja......................................... 16

BAB 1

Pendahuluan

A. Latar  Belakang Masalah

Setiap Kecamatan maupun di tingkat rw pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan tnenang kearsipan , kegiatan  pada suatu Kecamatan pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil dari suatu Kecamatan  adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kecamatan pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.

Suatu kecamatan juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik.

 Salah satu cara yang dilakukan oleh Kecamatan tersebut dalam menghadapi perkembangan teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti. Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan dalam kantor Kecamatan tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut arsip sangat berperan penting dalam sebuah kantor kecamatan baik secara Konvesional (Manual) ataupun Digital.

Kantor kecamatan sangat berpengaruh bagi warga karena menjadi sebuah pelayanan terhadap warga, bagaimana pleaksanaan pengeloaan surat dan kearsipan yang baik dan prosedur apa saja yang diterapkan dir w 03 ini.

Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.

Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kecamatan kurang baik pengelolaannya, dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.

B. Perumusan Masalah

          Berdasarkan Latar Belakang Masalah diatas, maka dalam penulisan tugas ini penulis merumuskan sebagai berikut :”Bagaimanakah Prosedur Pelaksanaan Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada Rw 03 Kel / Des Situraja Kecamatan Situraja Kabupaten Sumedang ?”.

C. Tujuan Penelitian

v  Untuk mengetahui prosedur pelaksanan surat dan kearsipan yang berjalan di Rw 03 Kecamatan Situraja

v  Untuk memenuhi salah satu UAM ( Ujian Akhir Materi ) Metodologi Pnelitian

D. Manfaat Penelitian

v  Bagi Kantor Kecamatan Situraja

Sebagai  bahan evaluasi terhadap prosedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan.

v  Bagi Penulis

1.      Untuk menambah wawasan dan informasi pengetahuan tentang prosedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan.

2.      Dapat menumbuhkan rasa percaya diri untuk berinteraksi dengan lingkungan social.

E. Metode Penelitian

v Wawancara / Interviews

Penelitian ini menggunakan metode wawancara / interviews dengan pegawai kecamatan situraja, sehingga data yang dihasilkan primer. Adapun bentuk wawancara tidak terstuktur, karena penulis bebas menyusun pertanyaan yang memuat poko – pokoknya saja.

F. Hasil Yang Diharapkan

          Mnegetahui apa saja prsedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan pada Rw 03.

                   

BAB II

Tinjauan Pustaka

A. Pengertian Prosedur

Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang”.
Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan.

B. Pengertian Pengelolaan Surat

pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu. 
Definisi pengelolaan oleh para ahli terdapat perbedaan –perbedaa hal ini disebabkan karena para ahli meninjau pengertian dari sudut yang berbeda- beda. Ada yang meninjau pengelolaan dari segi fungsi, benda, kelembagaan dan yang meninjau pengelolaan sebagai suatu kesatuan. Namun jika dipelajari pada prinsipnya definisi- definisi tersebut mengandung pengertian dan tujuan yang sama. 
Berikut ini adalah pendapat dari beberapa ahli yakni menurut Wardoyo (1980:41) memberikan definisi sebagai berikut pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

Menurut Harsoyo (1977:121) pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk mengali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya. 
Dari uraian diatas dapatlah disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang berintikan perencanaan,pengorganisasian,penggerakan dan pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. 

Pengertian surat menurut Ig Wursanto ( 2003 : 1 ) dalam bukunya yangberjudul “ Kearsipan I “ surat adalah suatu alat penyampaian informasi atauketerangan-keterangan ( keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaandan sebagainya ) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain

C. Pengertian Kearsipan

            Kearsipan adalahsuatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

v  Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

v  Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

v  Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

v  Dapat dijadikan bahan dokumentasi

v  Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

v  Sebagai alat pengingat

v  Sebagai alat penyimpanan warkat

v  Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

v  Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

v  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

 

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

v  Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

v  Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

v  Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

v  Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

v  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat

BAB III

Gambaran Umum Kecamatan Situraja

1.Motto Kecamatan Situraja

SITURAJA NGARAKSA WARGA SITURAJA Setra Insun Tresna Upaya Rasaning Asih Jayaning Allah NGARAKSA Ningkaning Gawe Andika Raharja Antero Kacamatan Situraja Ayem tentrem WARGA Wahaya Aman Rahmating Gusti Allah

Gambar 1.1 Motto Kecamatan Situraja

A.  Kependudukan

            Jumlah Penduduk kecamatan Situraja Menurut data penduduk terakhir adalah 37.401 jiwa yang terdiri dari 18.776 orang laki – laki dan 18.625 orang perempuan. Jumlah Kepala Keluarga sebanyak 11.752 sehingga rata – rata banyaknya jiwa per kepala keluarga sebesar 3.18 orang.

            Perkembangan penduduk di wilayah kecamatan Situraja dari tahun ke tahun  mengalami peningkatan, Tahun 2007 berjumlah 36.719 orang dan athun 2008 berjumlah 37.401 orang. Dampak dari perkembangan penduduk berakibat langsung terhadap kepadatan penduduk sehingga kalau dihitung kepadatan penduduk cenderung mengalami peningkatan seiring dengan meningkatnya jumlah penduduk.

 

Gambar 2.  Jumlah Penduduk

            Berdasarkan strata umur penduduk Kecamatan Situraja  terdiri dari penduduk usia di bawah 1 (satu) Tahun 1.407 jiwa, usia 1 Tahun s.d dibawah 5 Tahun 2.378 jiwa, usia 5 Tahun s.d dibawah 7 Tahun 1.255 jiwa, usia 7 tahun dibawah s.d di bawah 15 tahun 5.662 jiwa, usia 15 Tahun s.d dibawah 56 Tahun 21.401 jiwa dan usia diatas 56 Tahun 5.880 jiwa.

            Dilihat dari segi mata pencarian, penduduk Kecamatan Situraja Mayoritas bekerja pada sektor pertanian dengan rinvian Petani 71,34 %, Buruh Tani sebanyak 13,51 % yang lainya terdiri Pedagang 3,62 %, Buruh/Karyawan 4,75 %, PNS dan TNI 3,16 dan Wiraswasta 36,12.

B. Visi Dan Misi Kecamatan Situraja

           

            Visi Kecamatan Situraja adalah “  Situraja Raharja “, kata Raharja adalah kepanjangan dari “ Rahayat Hirup Ayem Tentrem Sejahtera “ yang merupakan suatu kondisi masyarakat yang memiliki stabilitas yang tinggi dan memiliki standar kehidupan yang layak dalam pemenuhan kebutuhan bidang pendidikan, kesehatan dan ekonomi yang ditunjang oleh sarana Infrastruktur serta Sumber Daya Alam yang memadai.

            Dalam upaya mewujudkan visi kecamatan situraja yaitu ” Situraja Raharja “ dirumuskan misi kecamatan situraja sebagai berikut :

1.      Mewujudkan pemerintahan yang tertib, bersih, professional, bewibawa dan berakhlak mulia.

2.      Mewujudkan kondisi sosial kemasyarakatan yang tertib, aman dan nyaman.

3.      Mewujudkan kesejahteraan masyarakat berbasis Indek Pembangunan Manusia.

4.      Mewujudkan Kualitas sumber daya dan infrastruktur yang memadai sesuai dengan kebutuhan masyarakat.

C. Struktur Organisasi

            Kecamatan dipimpin oleh seorang Kepala dengan literatur Camat, dalam melaksanakan tugas pokok Camat dibantu oleh :

1.      Sekretaris Kecamatan, yang dalam pelaksanaan tugas pokonya dibantu oleh :

a.       Sub Bagian Program

b.      Sub Bagian Umum dan Pelayanan

c.       Sub Bagian Keuangan

2.      Seksi Tata Pemeritahan

3.      Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Desa

4.      Seksi Sosial

5.      Seksi Pelayanan Umum

6.      Seksi Ketentraman dan Ketertiban

7.      Jabatan Fungsional

Gambar 3.  Struktur Organisasi Kecamatan

 

BAB IV

Isi

A.   Prosedur Pelaksanaan Pengelolaan Surat dan Kearsipan

1.     Pengelolaan Surat Masuk

Pengelolaan surat masuk ke kantor Situraja harus melalui Prosedur yang berlaku yaitu :

1)      Pertama – tama menerima surat masuk dari luar misalnya Surat Dinas, Surat Undangan dan Surat Pembeitahuan ke Kecamatan Situraja.

2)      Lalu Mengendalikan surat masuk oleh Sekcam ( Sekretaris Kecamatan ) dengan Kartu Surat Masuk.

3)      Selanjutnya diberikan kepada Pak Camat dan mengisi Kartu Disposisi dan oleh pak camat diberikan kembali terhadap Sekcam.

4)      Lalu diberikan kepada Kasi ( Kepala Seksi ) sesuai dengan jenis surat tersebut.

Kasi kecamatan Siruraja meiliki 5 Kasi yaitu :

·         Kepala Seksi Tata Pemerintahan

·         Kepala Seksi PMD ( Pemberdayaan Masyarakat dan Desa )

·         Kepala Seksi Sosial

·         Kepala Seksi Trantib

2.     Pengelolaan Surat Masuk

Kantor kecamatan Situraja sering mengeluarkan surat, adapaun prosedur pengelolaan surat yaitu :

1)      Pertama – tama mengendalikan surat keluar dengan Kartu Surat Keluar oleh sekcam ( Sekretaris Kecamatan ) dengan nomor surat dan nomor pengurutan surat.

2)      Disahkan oleh camat.

3.     Pengelolaan Kearsipan

Surat keluar dan masuk kecamatan Situraja disimpan dilemari arsip sesuai dengan jenis arsip tersebut dan tersusun dengan rapid an menggunakan sitem Filling.

BAB V

Penutup

A.   Kesimpulan

Prosedur Pelaksanaan Pengelolaan surat dan kearsipan sangat penting bagi setiap kantor kecamatan,  khususnya kecamatan Situraja. Karena bila prosedur yag baik dapat memudahkan pekerjaan dan dapat mengendalikan surat yang masuk dan keluar.

Penyimpanan arsip sangat penting, maka dari itu kantor Kecamatan Situraja mempunyai lemari arsip sesuai dengan jenis arsip tersebut.

B.   Saran

Prosedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan yang dilakukan oleh kecamatan Situraja, menurut saya sudah baik dan saranya lebih meningkatkan lagi fasilitas yang ada di kantor kecamatan Situraja.

LAMPIRAN – LAMPIRAN

v Kartu Surat Masuk

Sekretaris Daerah Kabupaten Sumednag KARTU SURAT MASUK	Indeks :	Kode :		No. Urut :
	Perihal :
	Isi Ringkas :
	Dari :
	Tgl. Surat :	No. Surat :		Lampiran :
	Pengolah :		Tgl. Diteruskan :	Tanda Terima :
	Catatan :

v  

v Kartu Disposisi

KARTU DISPOSISI INDEX :                                                           TANGGAL  PENYELESAIAN :
DARI                             : PERIHAL                      : TGL. SURAT                : NO. SURAT MASUK   : TGL. SURAT MASUK :
INTRUKSI / INFORMASI*)	DITERUSKAN KEPADA :

Sekretaris Daerah Kabupaten Sumednag KARTU SURAT KELUAR	Indeks :	Kode :	No. Urut :
	Perihal :
	Isi Ringkas :
	Dari :
	Tgl. Surat :	No. Surat :	Lampiran :
	Catatan :

v Kartu Surat Keluar